Bản mô tả công việc của nhân sự

MÔ TẢ CÔNG VIỆC TỪNG BỘ PHẬN

1.BAN GIÁM ĐỐC

Cơ cấu  gồm: Giám đốc và Phó giám đốc

Trong đó đại diện pháp luật và đứng đầu doạnh nghiệp trong mọi quyết định là Giám đốc.

1.1 Nhiệm vụ của Ban giám đốc trong  công việc hàng ngày của Công ty.

Trực tiếp điều hành và phân công nhiệm vụ để giải quyết các công việc hàng ngày của công ty, bao gồm các công việc sau:

- Phân công giải quyết công việc cho các Trưởng bộ phận.

- Giao nhiệm vụ cho Kế toán trưởng, người đứng đầu phòng ban thực thi các công việc; để triển khai thực hiện các nhiệm vụ theo chức năng.

- Thu thập các thông tin liên quan đến các công việc hằng ngày của Công ty.

- Ra quyết định giải quyết các công việc hằng ngày.

- Kiểm tra nắm tình hình thi công, kinh doanh, an ninh trật tự và môi trường.

- Quyết định kịp thời mọi vấn đề phát sinh liên quan đến công việc hàng ngày của công ty.

- Triệu tập các cuộc họp định kỳ hoặc bất thường cho những vấn đề liên quan đến Công ty , tiếp nhận thông tin, đánh giá, đưa ra phương án, quyết định cho mọi vấn đề liên quan đến Công ty.

- Thực hiện các giao dịch với khách hàng và các cơ quan quản lý nhà nước theo lịch công tác.

-  Đại diện cho Công ty trước các vụ tranh tụng giải quyết các tranh chấp dân sự kinh tế.

- Lập kế hoạch thực hiện các chiến lược phát triển, đầu tư của  Công ty theo định hướng lâu dài.

- Ký các chứng từ và các hợp đồng, giao dịch theo thẩm quyền (hoặc được Ủy quyền).

- Ký các văn bản quản lý Công ty theo thẩm quyền;

- Giao nhiệm vụ, đôn đốc nhân viên quản lý cấp dưới thực hiện các quyết định.

- Kiểm tra, theo dõi, đôn đốc cán bộ công nhân viên thực hiện các dự án đầu tư và kế hoạch kinh doanh của Công ty.

-  Trực tiếp xử lý hoặc đưa ra các biện pháp xử lý các vướng mắc trong quá trình thực hiện dự án đầu tư, kế hoạch kinh doanh và đề xuất các biện pháp khắc phục

1.2 Đối với vấn đề tài chính.

-  Nắm chắc tình hình tài chính của Công ty để phân bổ nguồn tài chính hợp lý thực hiện các dự án dịch vụ thi công, bảo trì bảo dưỡng và kinh doanh thương mại.

- Hoạch định chiến lược tài chính của Công ty: kế hoạch tài chính dài hạn 10 (mười) năm, trung hạn 5 (năm) năm phù hợp với các quy định pháp luật về tài chính và đặc thù kinh doanh của Công ty.

-  Chuẩn bị các bản dự toán dài hạn, hàng năm và hàng tháng của Công ty  phục vụ hoạt động quản lý dài hạn, hàng năm và hàng tháng của Công ty theo kế hoạch kinh doanh. Bản dự toán hàng năm (bao gồm cả bản cân đối kế toán, báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền dự kiến) cho từng năm tài chính để làm cơ sở phát triển doanh nghiệp.

1. 1. Đối với vấn đề nhân lực

- Ký kết hợp đồng lao động, bố trí sử dụng, trả lương và các lợi ích khác đối với  Phó Giám đốc, Kế toán trưởng, Người đứng đầu các Phòng ban, nhân viên, thầu phụ.

- Quyết định tuyển chọn, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, quyết định mức lương đối với các chức danh của toàn thể nhân viên trong công ty.

- Tuyển dụng, thuê mướn và bố trí sử dụng người lao động theo quy định của Công ty phù hợp với quy định của pháp luật và phù hợp với nhu cầu kinh doanh của Công ty. Quyết định mức lương, phụ cấp (nếu có) cho người lao động trong Công ty theo quy định về tiền lương, tiền công, giờ giấc làm việc, nghỉ lễ, nghỉ tết.

- Tổ chức, biên chế bộ máy điều hành Công ty

- Nắm vững trình độ, khả năng của các cán bộ thuộc thẩm quyền để xây dựng phương án bố trí cán bộ phù hợp, hiệu quả.

- Xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của các đơn vị đảm bảo gọn nhẹ linh hoạt và hiệu quả cao.

- Xây dựng tiêu chuẩn các chức danh cán bộ quản lý.

- Xây dựng quy chế khen thưởng, kỷ luật,

- Xây dựng phương án đào tạo nguồn nhân lực cho Công ty

- Quy hoạch cán bộ quản lý kế cận.

- Lập kế hoạch đào tạo cán bộ ở trong nước và gửi đi đào tạo ở nước ngoài.

- Lập kế hoạch đào tạo nhân viên trong lĩnh vực kỹ thuật khi có thông báo của hãng mà Công ty làm đại lý/ đại diện phù hợp với hoạt động của Công ty (Hãng Schneider, ...)

- Tổ chức bồi dưỡng trình độ cho cán bộ công nhân viên trong Công ty theo kế hoạch được duyệt (Tổ chức các khóa tập huấn kế toán do Chi cụ Thuế tổ chức)

-  Xây dựng tiêu chuẩn chức danh, quy trình bổ nhiệm các cấp quản lý.

- Miễn nhiệm khi năng lực cán bộ không đáp ứng được yêu cầu của công việc và tiêu chuẩn của chức danh nhân viên đảm nhiệm, sức khoẻ không đủ đảm bảo yêu cầu công tác;

- Bãi nhiệm, cách chức, sa thải khi nhân viên vi phạm pháp luật, Điều lệ Công ty, quy chế quản lý và các quy định khác của Công ty đối với từng chức danh quản lý thuộc thẩm quyền.

- Tạm đình chỉ chức vụ của các cán bộ quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm, bãi miễn của khi phát hiện vi phạm pháp luật, Điều lệ Công ty, quy chế quản lý và các quy định khác của Công ty hoặc khi các bộ này không đủ khả năng đảm nhận các công việc do ban Giám đốc phân công. Giám đốc sẽ gửi thông báo/ Quyết định trong trường hợp này.

1.4 Đối với vấn đề phát triển thị trường

- Xây dựng chiến lược phát triển thị trường trung và dài hạn cho Công ty.

- Khảo sát đánh giá tình hình thị trường ngoài nước, thị trường khu vực và thế giới;

- Khảo sát đánh giá tình hình trong nước;

- Chính sách quảng cáo khuyến mại và bảo hành;

- Chính sách bán hàng và chăm sóc khách hàng.

* Giám đốc chịu trách nhiệm đứng đầu doanh nghiệp về mặt luật pháp sẽ thực hiện trực tiếp hoặc ủy quyền cho Phó giám đốc thực hiện các công việc trên.

1. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA PHÒNG NHÂN SỰ
   1. Trong công tác tổ chức:

• Tham mưu cho  Giám đốc trong việc xây dựng mô hình tổ chức của Công ty sao cho khoa học và hiệu quả;
• Nghiên cứu xây dựng các Quy trình, quy chế theo sự phân công của Ban Giám đốc, phê duyệt;
•  Tổ chức thực hiện kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, bố trí sử dụng lao động theo phân công của Ban Giám đốc.
• Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật đối với người lao động; giải quyết các công việc có liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động trong Công ty theo đúng quy định của Doanh nghiệp.
• Soạn thảo, trình Ban Giám đốc.ký hợp đồng với người lao động và theo dõi, quản lý tình hình thực hiện hợp đồng lao động;
• Theo dõi, kiểm tra việc chấp hành các nội quy, quy chế của các phòng ban và cán bộ công nhân viên trong Công ty, kiến nghị Ban Giám đốc áp dụng các biện pháp khen thưởng, kỷ luật nhằm nâng cao tinh thần, trách nhiệm của người lao động;
• Phối hợp với các phòng ban, đơn vị trực thuộc để giám sát, đánh giá chất lượng công việc của cán bộ công nhân viên hàng tháng, quý, năm để làm cơ sở tính lương, thưởng và đánh giá năng lực người lao động;
• Thay mặt Công ty làm việc với các cơ quan Bảo hiểm xã hội, cơ quan quản lý lao động có thẩm quyền và báo cáo công việc Ban Giám đốc những vấn đề liên quan đến lao động.
  1. Trong công tác hành chính, tổng hợp
•  Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ công văn đi/ đến theo quy định của Công ty.
•  Soạn thảo, trình duyệt, ban hành, hướng dẫn kiểm tra, đôn đốc báo cáo việc thực hiện các văn  bản có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng.
• Cung cấp các tài liệu cho các phòng ban, đơn vị trực thuộc liên quan phục vụ công tác thi công, kinh doanh theo đề xuất được duyệt.

- Lập kế hoạch dự trù mua sắm và quản lý trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm trình Ban Giám đốc duyệt và thực hiện việc mua sắm theo kế hoạch đã được duyệt;

- Chuẩn bị các điều kiện, cơ sở vật chất như phòng họp, chè nước, hoa tươi,.. phục vụ công tác hội họp, tiếp khách.

• Quan tâm đến đời sống cho cán bộ công nhân viên, thăm hỏi trong các dịp lễ tết, hiếu, hỉ, đảm bảo thực hiện chế độ trong các ngày này theo quy định của pháp luật và Công ty;
• Điều động phương tiện vận chuyển, đi lại phục vụ theo yêu cầu công tác theo quy định (Kết hợp với bộ phận Log).
• Đảm bảo công tác an ninh, trật tự, tham gia xây dựng các phương án phòng chống cháy nổ, lụt bão và an toàn vệ sinh lao động. Thực hiện lệnh Nghĩa vụ quân sự và các chính sách xã hội tại địa phương nơi đơn vị đăng ký hoạt động.
• Quản lý và phân công nhiệm vụ cho các tổ bổ trợ trực thuộc phòng.
• Tổng hợp yêu cầu, kiến nghị của phòng ban, đơn vị trực thuộc trình Tổng giám đốc và phòng ban liên quan giải quyết ;

• Quyền hạn của Phòng nhân sự

• Được quyền tham mưu, đề xuất với Tổng Giám đốc/Phó Tổng Giám đốc những vướng mắc, bất hợp lý trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao.
• Chủ động tổ chức triển khai thực hiện các nhiệm vụ được giao theo quy định của Công ty và Luật lao động.
• Đề nghị các phòng nghiệp vụ chuyên môn phối hợp thực hiện tốt công việc theo chức năng nhiệm vụ.
• Yêu cầu các phòng nghiệp vụ cung cấp số liệu phục vụ công tác liên quan đến công tác tổ chức hành chính tổng hợp của Công ty.
• Có quyền đề xuất với lãnh đạo công ty việc điều động các phòng, ban khác hỗ trợ cùng giải quyết công việc nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ chung của công ty.
• Đề nghị với Ban Giám đốc  về công tác tuyển dụng, đào tạo, nâng lương, nâng bậc, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật lao động theo luật hiện hành và quy chế của Công ty.

1. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA PHÒNG KẾ TOÁN

• Cơ cấu của Phòng kế toán gồm: Kế toán trưởng, kế toán thuế, kế toán kho, thủ quỹ.

Trong đó Kế toán trưởng là người đứng đầu và phụ trách Phòng Kế toán. Các thành viên còn lại thực có  quyền và trách nhiệm thực  hiện công việc theo phân công của Kế toán trưởng.

• 1.  Chức năng của phòng Kế toán
• Đề xuất các hình thức và giải pháp cần thiết nhằm thu hút, tạo lập và sử dụng hợp lý các nguồn tài chính, các quỹ tiền tệ phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Công ty đạt hiệu quả cao nhất.
• Giúp Ban giám đốc Công ty trong việc chấp hành các quy định về tài chính, tín dụng, chế độ kế toán của Nhà nước cũng như của Công ty.
• Bảo đảm đáp ứng đủ vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác của Công ty theo các quy định về quản lý kinh tế của Nhà nước và Quy chế tài chính của Công ty
• Giúp Ban giám đốc kiểm soát bằng đồng tiền các hoạt động kinh tế trong Công ty theo các quy định về quản lý kinh tế của Nhà nước và của Công ty.
• Kiểm soát hoạt động tài chính của các đơn vị trực thuộc Công ty theo đúng quy định của Nhà nước và phân cấp quản lý của Công ty.
• Xây dựng quy trình quản lý thu chi tài chính của công ty theo đúng quy định quản lý kinh tế của nhà nước, của công ty, và đúng pháp luật.
  1. Nhiệm vụ của phòng kế toán

3.2.1 Về Tài chính:

• Lập kế hoạch tài chính của Công ty; Giao kế hoạch tài chính năm và quý đối với các bộ phận của Công ty.
• Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch tài chính của Công ty đúng thời hạn quy định.
• Huy động vốn.
• Huy động vốn trung hạn, dài hạn để đầu tư phục vụ dự án lắp đặt, bảo trì bảo dưỡng,  kinh doanh. Thương mại
• Xây dựng phương án tích luỹ từ lợi nhuận sản xuất kinh doanh.
• Huy động vốn ngắn hạn để đầu tư sản phục vụ xuất kinh doanh:

-     Hạn mức lưu động vốn vay ngân hàng

-     Nghiên cứu các cách thức huy động vốn.

-     Quản lý chặt chẽ các khoản nợ Công ty cho các đơn vị vay

-    Lập kế hoạch phát triển, quản lý và sử dụng vốn, tài sản, quỹ đất và quyền sử dụng đất, giá trị thương hiệu và các lợi thế thương mại, các tài sản khác được hình thành thuộc quyền quản lý của Công ty, quản lý chặt chẽ việc sử dụng vốn trong các hoạt động đầu tư vốn ra ngoài Công ty.

-  Xây dựng và trình duyệt phương án về thay đổi cơ cấu vốn, tài sản,tương ứng với nhiệm vụ dịch vụ lắp đặt, thi công,  kinh doanh thương mại được Ban giám đốc công ty phê duyệt.

3.2.2 Về Tín dụng:

•  Trên cơ sở kế hoạch dịch vụ thi công lắp đặt và kế hoạch đầu tư, chủ động trình Ban giám đốc duyệt kế hoạch huy động vốn trung hạn, dài hạn, kế hoạch tín dụng vốn lưu động dưới các hình thức được pháp luật cho phép để huy động vốn phục vụ nhu cầu sản xuất kinh doanh.
• Xây dựng mức lãi suất huy động và cho vay vốn trong nội bộ Công ty và ngoài Công ty trình Ban giám đốc phê duyệt.
• Phối hợp với phòng kinh doanh thực hiện đàm phán, dự thảo các hợp đồng tín dụng, kinh tế của Công ty.
• Đôn đốc thực hiện các kế hoạch tài chính.
  1. 1. Về kế toán:

-  Tổ chức, thực hiện công tác kế toán

-  Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng kế toán và nội dung công việc kế toán theo chuẩn mực và chế độ kế toán: Tiếp nhận chứng từ gốc phát sinh từ bộ phận, phòng ban lập chứng từ thanh toán, làm thủ tục thanh toán hoặc lập chứng từ ghi sổ để ghi sổ kế toán; Lập chứng từ theo mẫu bắt buộc của Bộ Tài Chính, như hoá đơn giá trị gia tăng, giấy nộp tiền vào Ngân sách, phiếu thu, phiếu chi…;

-  Lập các chứng từ hạch toán phản ánh quan hệ kinh tế giữa Công ty với các đơn vị khác.

-  Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán.

-  Tổ chức ghi sổ kế toán.

-  Lập báo cáo tài chính theo quy định của Bộ Tài Chính, lập Báo cáo quản trị theo yêu cầu của Ban giám đốc.

-  Lập các báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Ban giám đốc.

-  Lưu trữ tài liệu kế toán theo quy định của Bộ Tài Chính.

- Tổ chức bộ máy kế toán: Căn cứ vào đặc điểm tổ chức SXKD của Công ty và các đơn vị trực thuộc để lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán phù hợp với tổ chức bộ máy kế toán hợp lý.

- Thực hiện quản lý chi tiêu theo dự toán và một số giao dịch khác:

- Thực hiện công tác cấp phát và chi tất cả các nguồn theo dự toán, bao gồm: Chi phí quản lý Công ty, các quỹ của Doanh nghiệp .

- Trực tiếp quản lý quỹ, két thuộc cơ quan Công ty.

- Giao dịch Ngân hàng, thực hiện các thủ tục bảo lãnh, đặt cọc, thế chấp của Công ty.

- Thực hiện các thủ tục đóng, mở tài khoản của Công ty.

- Điều hoà vốn hàng ngày cho các công trình, cho các ban quản lý dự án hợp lý, phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.

· Kiểm tra tài chính

- Thực hiện nhiệm vụ của Kế toán trưởng theo luật kế toán; kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp thanh toán nợ; Kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; Phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán.

- Thông qua báo cáo và theo dõi tình hình quản lý kinh tế, tài chính ở đơn vị bộ phận đề xuất tổ chức kiểm tra tài chính định kỳ hoặc đột xuất.

· Theo dõi, quản lý hợp đồng và thu hồi nợ

- Tham gia đàm phán hợp đồng theo chức năng: hợp đồng kinh tế, hợp đồng tín dụng, hợp đồng huy động vốn, hợp đồng mua bán.

- Làm thủ tục thanh toán các loại hợp đồng theo điều khoản hợp đồng và chứng từ thanh toán; Theo dõi tình hình thanh toán từng loại hợp đồng.

- Tham gia thanh lý hợp đồng.

- Phối hợp với các đơn vị bộ phận tổ chức nghiệm thu, thanh toán, thu hồi tiền bán hàng, tiền huy động vốn, thu hồi công nợ.

- Tham gia giải quyết các vấn đề kinh tế của các công trình, các hợp đồng huy động vốn, hợp đồng mua bán

- Lập báo cáo thu hồi vốn và thu hồi tiền bán hàng hàng tháng và đột xuất.

- Công tác liên quan đến Ngân sách Nhà nước:

- Tính toán, kê khai các khoản nộp Ngân sách Nhà nước.

- Làm thủ tục hoàn thuế, nộp thuế.

- Quyết toán thuế với các cơ quan thuế theo Quy định.

- Phục vụ các đoàn thanh tra, kiểm tra:

- Trực tiếp làm việc với các đoàn thanh tra, kiểm tra, cơ quan thuế đến làm việc tại Công ty theo quyết định của các cơ quan chức năng và chỉ thị của Ban giám đốc.

- Đề nghị các bộ phận, phòng ban liên quan tham gia giải trình (nếu cần).

- Tham gia quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản hoàn thành.

- Tham gia quản lý vốn đầu tư ra ngoài Công ty

- Lập các quyết định tăng, giảm tài sản cố định do mua sắm mới, thanh lý hoặc điều động trong nội bộ Công ty.

- Xây dựng quy chế liên quan đến tài chính, kế toán, phổ biến, hướng dẫn chế độ tài chính, kế toán:

- Xây dựng quy chế tài chính, kế toán, dự thảo trình duyệt các quy định cụ thể về tài chính – kế toán, quy định phân cấp quản lý về công tác tài chính, kế toán cho các đơn vị trực thuộc Công ty; Phổ biến, hướng dẫn áp dụng quy chế, quy định về tài chính, tín dụng, kế toán đối với các đơn vị trực thuộc Công ty (Nếu có).

- Soạn thảo và ban hành hướng dẫn triển khai chế độ mới về công tác kế toán cho Bộ phận làm công tác tài chính – kế toán tại các đơn vị trực thuộc; Xây dựng các quy định về hạch toán kinh doanh, hạch toán kế toán.

- Tổ chức ứng dụng tin học trong công tác kế toán.

3.2.4 Quyền hạn của phòng  kế toán

-  Chủ động tổ chức triển khai thực hiện các nhiệm vụ được giao và thực hiện theo Luật kế toán.

-  Đề nghị các phòng nghiệp vụ chuyên môn phối hợp thực hiện tốt công việc theo chức năng nhiệm vụ.

             - Yêu cầu các phòng nghiệp vụ cung cấp số liệu phục vụ công tác liên quan đến Kế toán thống kê tài chính của Công ty.

- Được phép từ chối không ký hoặc không thực hiện các giấy đề nghị, văn bản giấy tờ, chỉ thị trái với Điều lệ, Quy chế, quy định của Công ty và chính sách chế độ tài chính hiện hành của Nhà nước.

- Kiến nghị xử lý các vi phạm ảnh hưởng đến uy tín Công ty, thiệt hại về kinh tế và chất lượng công trình trong công tác thanh quyết toán hạng mục công trình, công trình hoàn thành.

- Cán bộ làm công tác kế toán có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định hiện hành của Nhà nước .

- Đề nghị với lãnh đạo Công ty nâng lương, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ công nhân viên trong phòng.

1. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN BỘ PHẬN KINH DOANH – BÁN HÀNG
   1. Chức năng của phòng kinh doanh – bán hàng

                      Phòng Kinh doanh là bộ phận tham mưu, giúp việc cho Ban giám đốc về công tác bán các sản phẩm & dịch vụ của Công ty, công tác nghiên cứu & phát triển sản phẩm, phát triển thị trường; công tác xây dựng & phát triển mối quan hệ khách hàng. Chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về các hoạt động đó trong nhiệm vụ, thẩm quyền được giao.

4.2 Nhiệm vụ của phòng kinh doanh

• Thực hiện xây dựng chiến lược, kế hoạch ngân sách hàng năm, kế hoạch công việc của Phòng từng tháng để trình Ban giám đốc phê duyệt.
• Tổ chức bộ máy nhân sự, phân công công việc trong Phòng để hoàn thành ngân sách năm, kế hoach công việc của phòng/ban đã được phê duyệt từng thời kỳ.
• Thực hiện các báo cáo nội bộ theo Quy định của Công ty và các báo cáo khác theo yêu cầu của Ban điều hành.
• Xây dựng các quy trình, quy định nghiệp vụ thuộc lĩnh vực của Phòng; đánh giá hiệu quả các quy trình, quy định này trong thực tế để liên tục cải tiến, giúp nâng cao hoạt động của Công ty.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Ban điều hành phân công
• Kiểm tra, đánh giá chất lượng báo giá
• Gửi báo giá cho khách hàng sau khi được phê duyệt hoặc thực hiện trong khung được phê duyệt
• Theo dõi, cập nhật tình trạng đơn hàng.
• Phản hồi thông tin sản phẩm lỗi, hàng hóa hư hỏng, không đúng chủng loại từ khách hàng tới các bộ phận liên quan.
• Tiếp nhận thông tin  bảo hành sản phẩm, dịch vụ sau bán hàng cho khách hàng.
• Cập nhật tiến độ giao hàng cho khách hàng và thu xếp với nội bộ công ty để tiến hành giao hàng cho khách hàng.
• Theo dõi tính trạng công nợ những đơn hàng do mình thực hiện.
• Báo cáo với ban giám đốc tình hình, diễn biến thay đổi (Tình trạng tăng giá, tình hình dịch bệnh, ảnh hưởng trực tiếp, gián tiếp với tới vấn đề kinh doanh của doanh nghiệp.
• Kênh kết nối trực tiếp những phản anh/ yêu cầu của khách hàng tới doanh nghiệp thông qua việc báo cáo tới Ban giám đốc đồng thời kiến nghị giải pháp xử lý.
• Báo cáo định kỳ theo tháng doanh số kinh doanh cho ban giám đốc.
• Cung cấp thông tin liên quan đến hàng hóa cho các bộ phận liên quan.

• 1. 1. Lĩnh vực Quan hệ khách hàng
• Tham mưu xây dựng chính sách bán hàng, bao gồm chính sách về giá, khuyến mãi, chiết khấu & các chương trình quảng bá, tiếp cận đến khách hàng để trình Ban giám đốc phê duyệt.
• Đề xuất chính sách cho khách hàng, nhóm khách hàng, trình Ban giám đốc và thực hiện theo chính sách được phê duyệt.
• Lập mục tiêu, kế hoạch bán hàng trình Ban giám đốc  phê duyệt định kỳ và thực hiện tổ chức triển khai bán các sản phẩm & dịch vụ thuộc chức năng nhằm đạt mục tiêu đã được phê duyệt. Tuân thủ các quy định của Công ty trong công tác đề xuất các chính sách cho khác hàng khi cung cấp các sản phẩm & dịch vụ thuộc chức năng nhiệm vụ.
• Tìm kiếm và phát triển khách hàng mới thuộc nhóm khách hàng mục tiêu của Công ty.
• Tìm kiếm khách hàng thực hiện đầu tư, góp vốn liên doanh, liên kết theo kế hoạch và chiến lược phát triển của Công ty.
• Tìm kiếm, duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng. Chăm sóc khách hàng theo chính sách của Công ty.
• Thu thập và quản lý thông tin khách hàng và hồ sơ khách hàng theo quy định. Đầu mối về việc thu nhập, quản lý thông tin khách hàng để phục vụ cho công tác đánh giá xếp hạng khách hàng, thẩm định và tái thẩm định các hồ sơ khách hàng.
  1. 1. Lĩnh vực Tư vấn Tài chính và Phát triển sản phẩm
• Định kỳ thu thập và phân tích thông tin ngành, nhu cầu của thị trường nhằm tham mưu cho Ban điều hành định hướng, định vị thị trường, định vị sản phẩm thỏa mãn nhu cầu thị trường.
• Định kỳ, đầu mối trong việc đánh giá hiệu quả của các sản phẩm & dịch vụ hiện tại, từ đó phân tích, nghiên cứu để thực hiện việc cải tiến và nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ Công ty.
• Thực hiện việc nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới:
• Đầu mối xây dựng các quy trình, quy chế liên quan đến sản phẩm và bán sản phẩm & dịch vụ của Công ty.
• Thực hiện các dự án tư vấn tài chính cho khách hàng, bao gồm: Tư vấn dòng tiền, cấu trúc tài chính, kiểm soát chi phí, công nghệ thông tin, quản trị và các dịch vụ tư vấn tài chính khác.

1. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN PHÒNG MUA HÀNG (VT-XNK)

     Bộ phận mua hàng chịu trách nhiệm hoạt động thu thập hoặc mua hàng hóa trong và ngoài nước, dịch vụ để phục vụ hoạt động dịch vụ lắp đặt, thi công bảo trì bảo dưỡng và  kinh doanh thương mại của doanh nghiệp. Người làm việc ở vị trí nhân viên mua hàng cần có kiến thức sâu sắc về nghiên cứu thị trường cùng với kỹ năng phân tích vững vàng để xác định giá cả, chất lượng hàng hóa, khả năng cung ứng của nhà cung cấp trong và ngoài nước sao cho có lợi nhất, kỹ năng tổ chức các khâu trung gian như tàu thuyền, vận chuyển đảm bảo rủi ro và giảm thiểu chi phí  trong quá trình thu mua hàng.

• 1. Chức năng & Nhiệm vụ
• Tiếp nhận, đối chiếu yêu cầu cung cấp báo giá/ hàng hóa từ các bộ phận, các yêu cầu chưa rõ ràng về thông tin cần đối chiếu lại, các hàng hóa dừng sản xuất phải đưa ra phương án thay thế.
• Tìm kiếm nguồn báo giá từ các nhà cung cấp uy tín như chính hãng sản xuất, ủy quyền đại lý, hàng nhập khẩu có chứng nhận CO, CQ.
• Đối chiếu yêu cầu mua hàng với báo giá trước đây  gồm: Tên sản phẩm, mô tả hàng hóa có model, thông số kỹ thuật. Nếu có bất kỳ sự khác biệt nào giữa đầu ra và đầu vào sản phẩm phải có trách nhiệm báo lại với bộ phận kinh doanh hoặc Trưởng bộ phận để đưa ra phương án xử lý.
• Kiểm soát hàng tồn kho để chuyển tiếp hàng có trong kho.
• Lập đơn đặt hàng trên cơ sở được phê duyệt báo giá tối ưu trong tất cả các  báo giá (Thường phòng mua hàng sẽ phải chuẩn bị 3 báo giá) trên cơ sở: hàng hóa đảm bảo chất lượng, đúng hãng, giá cả cạnh tranh, dịch vụ bán hàng và sau bán hàng tốt nhất.

(Chứng từ phê duyệt đơn hàng/ Hợp đồng gồm: Đơn hàng (PO)/ Hợp đồng, báo giá (tất cả báo giá thu thập được), đơn hàng đầu ra, market/bản vẽ (nếu có), Catalogue sản phẩm)

• Chuyển đơn hàng cho nhà cung cấp và xin bản xác nhận.
• Chuẩn bị chứng từ thanh toán, kiểm tra tình trạng thanh toán với nhà cung cấp và đề nghị đặt hàng hoặc thông báo kế hoạch giao hàng.

(Chứng từ chuẩn bị thanh toán nhất thiết phải có ảnh rõ nét về mô tả sản phẩm: hình dáng, nhãn sản phẩm).

• Chọn và liên hệ đơn vị vận chuyển để đưa hàng hóa về kho, 100% mua bảo  hiểm cho những đơn hàng có trị giá lớn (được phê duyệt từ Trưởng bộ phận).
• Đối chiếu danh mục hàng hóa đã nhận so với đơn hàng để nghiệm thu hàng; thông báo với bộ phận kỹ thuật kiểm tra ngoại quan chất lượng hàng và cho tiến hành nhập kho đối với hàng đủ điều kiện hoặc từ chối nhận hàng nếu hàng bị lỗi hoặc hư hỏng, xử lý lô hàng bị lỗi với nhà cung cấp.
• Chuyển giao tài liệu nghiệm thu để ủy quyền thanh toán mua hàng.
• Phân loại và hoàn thiện hồ sơ để dễ dàng tìm kiếm thông tin.
• Thu thập, phân tích và tổng hợp dữ liệu để lập kế hoạch thu mua và kiểm soát thông tin.
• Tham gia các khóa đào tạo để cập nhật kiến thức mới trong nghề.
• Hoàn thành các nhiệm vụ thu mua và tổ chức được trưởng bộ phận mua hàng hay cấp trên phân công.
• Lưu trữ hồ sơ theo phòng ban bao gồm: lưu trữ market, hình ảnh sản phẩm, bản vẽ thiết kế (pdf) ghi rõ mã HH….+ Mô tả hàng hóa vào ổ cứng chung, đồng thời lưu vào các file bìa cứng có ghi chú (Tên file, email PIC, Năm)
• Theo dõi tiến, cập nhật đơn hàng chưa hoàn thành và đã hoàn thành.

*Trình độ và kỹ năng của Nhân viên mua hàng

Để có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, nhân viên mua hàng cũng cần đáp ứng yêu cầu về bằng cấp và kỹ năng nhất định. Một số kỹ năng, trình độ chuyên môn nhân viên mua hàng cần có bao gồm:

• Có kinh nghiệm làm việc ở vị trí nhân viên bán hàng, mua hàng hoặc vai trò tương tự.
•  Kiến thức sâu sắc về quy trình tìm kiếm nhà cung cấp (bao gồm nghiên cứu, đánh giá và liên hệ với nhà cung cấp).
•  Sử dụng thành thạo phần mềm mua hàng.
•  Quản lý nguồn cung ứng.
•  Theo dõi chi phí.
•  Xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp.
•  Kỹ năng tổ chức, đàm phán tốt.
• Tính toán chi phí, lập hồ sơ, báo cáo, kỹ năng lưu trữ và tìm kiếm tài liệu tốt.

1. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA PHÒNG KỸ THUẬT

• Lập hồ sơ thi công bao gồm: Đề nghị mua vật tư (đầy đủ thông tin theo mẫu trên cơ sở specification đã ký kết với chủ đầu tư).
• Các vật tư gia công cơ khí cung cấp 100% bản vẽ có xác nhận của chủ đầu tư.
• Nghiên cứu phương án chuyển đổi thiết bị trong trường hợp thiết bị yêu cầu phải thay thế để đảm bảo tiến độ.
• Lập hồ sơ thiết kế dự án, quản lý, tiến hành các khâu giám sát kỹ thuật các dịch vụ thi công, sửa chữa, bảo trì bảo dưỡng, tại các công trình (nhà máy, khu chế xuất, công trình…) 
• Chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp nhà thầu thi công (Đăng ký danh sách thi công, bảo hộ lao động, an toàn lao động) theo nội quy tại nơi thi công.
• Thẩm định các hồ sơ thiết kế kỹ thuật được giao trong phạm vi được phân cấp.
• Nghiên cứu biên soạn các văn bản quản lý về kỹ thuật trong lĩnh vực công trình, cơ khí; biên soạn các tài liệu nghiệp vụ đào tạo công nhân kỹ thuật thi công hệ thống điện.
• Lập thủ tục chuẩn bị đầu tư và thực hiện đầu tư các dự án đầu tư trang thiết bị, phương tiện phục vụ công tác bảo đảm an toàn trong thi công.
• Theo dõi công tác đăng ký an toàn thi công, đăng kiểm phương xe nâng, xe cẩu, và các trang thiết bị bảo hộ theo quy định của chủ đầu tư.
• Kiểm tra chất lượng các sản phẩm của thầu phụ sau hoàn tất thi công, đưa công trình vào nghiệm thu và đưa vào sứ dụng.
• Xử lý các sự cố đột xuất trong quá trình thi công, gửi báo cáo, đề xuất phương án giải quyết và xin phê duyệt của Ban giám đốc.
• Xây dựng và quản lý hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật đảm đảm an toàn thi  công, và các hạng mục xây dựng khác theo nội quy của chủ đầu tư và quy chế của Công ty.
• Nghiên cứu áp dụng các công nghệ tiên tiến của thế giới vào các ngành nghề của Công ty. Tìm hiểu, đầu tư, phát triển và chuyển giao công nghệ cho các bộ phận, đơn vị liên quan để đưa vào hoạt động
• Đưa ra các sáng kiến để cái tiến nâng suất lao động, đẩy nhanh tiến độ dự án.
• Xây dựng kế hoạch, quản lý, đôn đốc, kiểm tra các đơn vị thầu phụ , bộ phận, tổ, nhóm thực hiện các đề tài, đề án khoa học, tiêu chuẩn, quy chuẩn,…
• Đảm bảo an toàn lao động cho thầu phụ trong quá trình thi công nhằm đảm bảo chất lượng và đúng tiến độ thực hiện công trình.
• Nghiên cứu sản xuất thử nghiệm, áp dụng khoa học công nghệ mới cho các sản phẩm của công ty.
• Quản lý các thiết bị thi công xây dựng của công ty. Tổng hợp, nghiên cứu, xây dựng kế hoạch, kiểm tra giám sát sản xuất và đưa vào sử dụng các thiết bị phục vụ xây dựng. Đồng thời, xây dựng hệ thống và quản lý các thiết bị trên.
• Kiểm tra và duyệt quyết toán các sản phẩm cho các đơn vị theo quy định.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban lãnh đạo công ty giao.
• Kiểm tra ngoại quan, thử nghiệm tĩnh/ động để đánh giá chức năng hoạt động của sản phẩm trong quá trình nhập kho của Công ty.
• Liên hệ với các cơ quan quản lý cấp trên để thực hiện các yêu cầu, nhiệm vụ theo chức năng, nhiệm vụ của Phòng.
• Phối hợp, trao đổi ý kiến đối với Ban giám đốc nhằm bảo đảm an toàn thi công trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao.
• Phối hợp với văn phòng, các phòng nghiệp vụ của công ty để giải quyết công việc theo chức năng, nhiệm vụ được giao phó.

1. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA BỘ PHẬN LOG & KHO VẬN

Logistics (Log), hiểu một cách đơn giản nhất, là dịch vụ cung cấp, vận chuyển hàng hóa tối ưu nhất từ nơi sản xuất đến tay người tiêu dùng. Công việc của bộ phận Logistics là lên kế hoạch cụ thể, kiểm soát sự di chuyển của hàng hóa hay thông tin về nguyên liệu từ điểm xuất phát đến điểm tiêu thụ theo yêu cầu khách hàng đặt ra. Để cạnh tranh hiệu quả trong ngành này, các công ty phải luôn cải tiến và chú trọng đến yếu tố số lượng, chất lượng, thời gian và giá cả dịch vụ.

Ngoài ra còn gồm những hoạt động khác như bao bì, đóng gói, kho bãi, lưu trữ, luân chuyển hàng hóa, xử lý hàng hỏng… Nếu làm tốt ở khâu Logistics này, các doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí về vận chuyển, từ đó giảm giá thành sản phẩm, tăng sức cạnh tranh và lợi nhuận cho công ty.

1. 1. Nhiệm vụ của nhân viên chứng từ

- Tiếp nhận, kiểm tra, xử lý bộ chứng từ xuất nhập khẩu thông thường bao gồm: hợp đồng/PO, vận đơn, hóa đơn, lệnh giao hàng, giấy báo hàng đến, Invoice, Packing list, CO, CQ, Test report…với đầy đủ thông tin về mô tả hàng hóa, số lượng, đơn vị, đơn vị tiền tệ, hãng sản xuất, xuất xứ, tổng tiền một cách lô gic, rõ ràng.
- Chuẩn bị bộ chứng từ khai hải quan: Tìm và kiểm tra mã HS code đúng theo mục đích sử dụng của sản phẩm, liên hệ bộ phận mua hàng cung cấp giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận chất lượng, các công văn, tờ trình cho các bên liên quan…
- Liên hệ với các công ty giao nhận (Forwarder) khai báo tờ khai điện tử, phối hợp với bộ phận hiện trường làm thủ tục lấy lệnh giao hàng, thông quan hàng hóa, thuê phương tiện vận tải đưa hàng đã thông quan về kho.

- Phối hợp với phòng kế toán nộp thuế, lệ phí hải quan cho các lô hàng xuất – nh- Phối hợp với bộ phận giao nhận và kho vận thông báo về tiến độ hàng hóa từ nơi dỡ hàng về kho Công ty.

- Báo cáo Ban giám đốc/ Trưởng bộ phận mua hàng về các vấn đề khó khăn trong việc mở tờ khai hải quan.
- Lưu trữ hồ sơ, chứng từ với các phòng ban nội bộ và cơ quan hải quan trong trường  hợp sau thông quan vảo ổ cứng và file cứng của Công ty ghi chú rõ Tên file, số tờ khai, hãng sản xuất.

Kỹ năng cần có:

- Kiến thức chuyên môn liên quan đến thủ tục hải quan, giao nhận hàng hóa, chạy lệnh

- Kỹ năng: ngoại ngữ tốt, thành thạo tin học văn phòng, giao tiếp và xử lý tình huống linh hoạt, tỉ mỉ và có trách nhiệm

-  Phối hợp với người chuyên chở, nhân viên vận tải và khách hàng hoặc các đối tác khác để giải quyết sự cố phát sinh ảnh hưởng tới hoạt động giao hàng.

7.2 Nhiệm vụ của nhân viên giao  nhận

• Tiếp nhận hàng và danh sách giao từ nhân viên kho/điều phối, soạn hàng và hỗ trợ đóng gói hàng đi giao.
• Thực hiện giao hàng theo đúng lộ trình,hỗ trợ lái xe quản lý hàng hóa trên xe và đối chiếu với nhân viên bán hàng cuối mỗi ngày.
• Báo cáo về những vấn đề phát sinh trong việc vận chuyển hàng hoá Giao hàng hoá, tài liệu, hồ sơ theo phân công, yêu cầu của cấp trên
•  Kiểm tra và ghi chép đầy đủ hàng hoá, hồ sơ, số lượng, nơi giao/ nhận, thời gian, người nhận và ký xác nhận vào sổ giao nhận
• Bàn giao giấy tờ đã có xác nhận của các bên liên quan cho các bộ phận tiếp nhận giấy tờ trên sau khi kết thúc công việc giao nhận.
• Kỹ năng cần có:

- Nhanh nhẹn, nhiệt tình

- Thông thạo tuyến đường

- Sức khỏe tốt, có kinh nghiệm về hàng hóa cơ bản.

7.3 Nhân viên kho hàng

Cơ cấu gồm: Thủ kho chính và nhân viên phụ kho

- Nhận đơn của khách từ bộ phận liên quan đã được Ban giám đốc phê duyệt và sắp xếp lịch vận chuyển hàng
- Xếp lịch các tuyến giao hàng khoa học, hợp lý, đúng thời hạn và tiết kiệm chi phí
- Quản lý hoạt động điều vận, bốc xếp và giao nhận hàng hóa.
- Hướng dẫn, giám sát công tác kiểm tra số lượng, chất lượng hoàng hóa từ khi xuất kho cho đến khi tới tay khách hàng với bộ phận mua hàng, bộ phận bán hàng và bộ phận kỹ thuật nghiệm thu hàng hóa trước khi nhập kho.

- Thông báo cho bộ phận mua hàng/ trưởng bộ phận mua hàng về việc hàng hóa có lỗi hoặc hư hỏng.
- Quản lý lưu chuyển hóa đơn, chứng từ xuất nhập kho.

- Vào hệ thống phiếu nhập – xuất kho trên phần mềm.

- Xắp xếp hàng hóa khoa học, dễ tìm, dễ lấy đảm bảo an  toàn cho hàng hóa ở trên cao, hàng không ẩm ướt, mối mọt.

- Thường xuyên tổ chức nhóm kho tự kiểm kê tránh thất thoát hàng hóa, hoặc hàng lâu chưa luân chuyển.

- Tổ chức kế hoạch kiểm kê định kỳ theo quy định của Công ty cùng các bộ phận.

- Báo cáo kiểm kê đối chiếu với số liệu của bộ phận kế toán.

- Lưu trữ chứng từ biên nhận vận chuyển các lô hàng.

- Kiểm tra xác nhận của các bên liên quan đến việc xuất – nhập hàng hóa.

- Tuân thủ công tác PCCC cho hàng hóa trong kho.

- Phối hợp với người chuyên chở, nhân viên vận tải và khách hàng hoặc các đối tác khác để giải quyết sự cố phát sinh ảnh hưởng tới hoạt động giao hàng.

8. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA BỘ PHẬN HẬU CẦN VÀ BẢO VỆ

8.1 Nhiệm vụ của bộ phận hậu cần

-  Đi chợ, chuẩn bị thực phẩm kho và tươi sống theo danh sách cho từng ngày.

- Tiếp nhận thông tin số lượng suất ăn hàng ngày từ bộ phận nhân sự.

• Lên thực đơn ăn trưa theo món (Món mặn chính, rau, món phụ, canh)
• Tiếp nhận, kiểm tra độ tươi và an toàn  thực phẩm trước khi chế biến .
• Thực hiện vệ sinh thường xuyên khu vực chế biến, vệ sinh các dụng cụ dùng để chế biến món ăn theo quy định.
• Sắp xếp các dụng cụ chế biến, máy móc, thiết bị, các loại gia vị, nguyên liệu nấu ăn ngăn nắp, đúng nơi quy định.
• Chịu trách nhiệm bảo quản các nguyên vật liệu tồn vào cuối ca trong ngăn đông và ngăn mát của tủ lạnh Canteen.
• Thực hiện tổng kết vệ sinh bếp trước khi kết thúc ca làm việc
• Kiểm tra các hệ thống công tắc, ổ cắm, đèn, quạt đã được tắt; tủ mát, tủ lạnh vẫn hoạt động đúng nhiệt độ tiêu chuẩn quy định trước khi kết thúc ca làm việc
•  Vệ sinh dụng cụ, bàn ghế, bát đũa, sạch sẽ, sắp xếp bàn ghế ngay ngắn trước khi ra về.
• Thông  báo tình hình thực phẩm khô và phụ gia cần chuẩn bị đã hết cho bộ phận hành chính.
• Đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm cho bữa trưa của Công ty.

8.2 Nhiệm vụ của bộ phận bảo vệ

Nhân viên Bảo vệ được biết đến là những người chịu trách nhiệm cho các vấn đề an ninh, an toàn cả về tài sản và tính mạng của khách hàng, nhân viên và doanh nghiệp – hướng dẫn và phụ giúp sắp xếp xe cũng như chỉ dẫn đường đi, liên hệ nhân viên liên quan để giải đáp nhu cầu của khách… 

- Tiếp nhận và Giữ xe cho khách và nhân viên trong ca làm việc.

- Hướng dẫn khách, nhân viên cho xe vào đúng vị trí đỗ quy định

- Theo dõi, giám sát xe cho khách, nhân viên tránh trường hợp để xe khách bị va quẹt gây trầy xướt, hư hỏng hay mất đồ.

- Kiểm tra - giám sát tình hình an ninh, an toàn.

- Tập trung cao độ để đảm bảo tình hình an ninh, an toàn luôn trong tầm kiểm soát.

- Trường hợp có khách gây rối, đánh nhau, nhân viên bảo vệ có trách nhiệm can ngăn ngay lập tức.

 - Phối hợp cùng các nhân viên khác và các bộ phận liên quan xử lý vấn đề trong phạm vi quyền hạn.

• Báo cáo ngay với Quản lý các trường hợp gây rối, làm mất trật tự mang tính chất nghiêm trọng hay nghi ngờ đối tượng khả thi…
• Lập biên bản báo cáo tình hình vụ việc và hướng xử lý cho Quản lý (nếu có).

- Trực Intercall thông báo cho các bộ phận nhận hàng/ nhận bưu phẩm khi có chuyển phát nhanh hoặc nhà cung cấp giao hàng, hoặc thông báo có khách tới.

- Nhận thay thư báo, bưu phẩm, quà tặng… từ nhân viên giao hàng, người đưa và chuyển cho người/ bộ phận liên quan có giao nhận bằng chữ ký trong trường hợp cá nhân người nhận không hoặc chưa trực tiếp nhận hàng hoặc bưu phẩm.

- Chăm sóc cây cảnh cho Công ty: Định  kỳ tỉa lá úa, vệ sinh, tưới và chăm sóc toàn bộ hệ thống cây cảnh cho công ty ( bao gồm cả khu vực sân thượng).

- Vệ sinh toàn bộ khu vực cảnh quan trước cửa Công ty và khu vực đón tiếp khách tầng 1.