Quy tắc ứng xử dành cho nhân viên và đối tác
BỘ QUY TẮC ỨNG XỬ
- Dành cho nhân viên trong công ty EST
“ Bằng bộ quy tắc ứng xử này, chúng tôi – Công ty Tnhh Thương Mại Và Dịch Vụ Điện Công Nghiệp EST khẳng định mọi hoạt động của chúng tôi là phù hợp với pháp luật, đạo đức kinh doanh, minh bạch, mang lại lợi ích cho xã hội, cho cộng đồng”
Chúng tôi mong muốn,
*Đối với tất cả các thành viên trong công ty, các bạn hãy đọc thật kỹ để hiểu rõ các tình huống mà chúng tôi yêu cầu ở các bạn.
*Đối với đối tác, cũng như vậy chúng tôi luôn đề cao sự tín nhiệm, minh bạch giữa chúng tôi và các bạn để xây dựng một văn hóa kinh doanh trong sạch, vững mạnh.
GIÁM ĐỐC
Nguyễn Xuân Hải
- Mục đích của Bộ Quy tắc ứng xử
Trong công việc có rất nhiều tình huống gây nguy hại cho nhân viên nói riêng và công ty nói chung, đó có thể là thiệt hại về uy tín xuất phát từ hành động làm ảnh hưởng tới đối tác. Bộ quy tắc này được tạo ra để chúng ta hiểu rõ những việc làm và không nên làm, tránh xa những tác nhân xấu ảnh hưởng đến giá trị bản thân.
- Các điều luật và quy định
- Hoạt động kinh doanh trong khuôn khổ của luật pháp Việt Nam và Quốc tế.
EST cam kết mọi hoạt động kinh doanh trong nước, quốc tế (xuất-nhập khẩu) luôn tuân thủ pháp luật quy định, định hình chuỗi cung ứng thông qua các hoạt động đánh giá nhà cung cấp.
- Nhân viên cần tuân thủ:
- Đọc hiểu và làm theo hướng dẫn của luật thương mại trong và ngoài nước (hoạt động xuất – nhập khẩu).
- Đánh giá năng lực nhà cung cấp trước khi ký kết.
- Chống hối lộ
Chúng tôi đề cao nền tảng đạo đức kinh doanh công bằng – hợp pháp, EST không tham gia hình thức hối lộ nào theo định nghĩa là khoản tiền nhận được hoặc trả, có giá trị, một cách không minh bạch dù là trả dưới hình thức công ty.
*Hậu quả của hành vi hối lộ:
i. Có nguy cơ bị chấm dứt hoặc từ chối quan hệ kinh doanh. Trong quá trình giao dịch, doanh nghiệp có thể phải trải qua quá trình đánh giá năng lực, chính sách phòng chống hối lộ trước khi đối tác quyết định giao kết hợp đồng. Nếu không đáp ứng được điều kiện về chính sách, phương án phòng chống tham nhũng, giao dịch khó đạt được. Hơn nữa, hành vi hối lộ còn gây ảnh hưởng đến uy tín, danh tiếng của doanh nghiệp.
ii. Gây cản trở cạnh tranh lành mạnh. Hành vi hối lộ thường đi kèm mục đích giành lợi ích nhiều hơn trong giao dịch. Do đó, có thể dẫn đến các điều kiện cạnh tranh không cân bằng đối với đối tác, đối thủ.
iii. Xói mòn tinh thần kinh doanh liêm chính, sáng tạo. Hiệu quả kinh doanh được xác định thông qua năng lực của doanh nghiệp, các nhân viên đáp ứng yêu cầu của đối tác và phù hợp quy định pháp luật. Bản thân hành vi hối lộ đã thiếu minh bạch, hệ quả kéo theo là năng lực không còn được xem trọng khi được đánh đổi bằng tư lợi, lợi ích cục bộ. Khi doanh nghiệp, nhân viên không cạnh tranh bằng năng lực thực sự, nhân viên sẽ thiếu sự chủ động, sáng tạo trong kinh doanh; chất lượng nền kinh tế thị trường sẽ bị suy giảm.
iv. Tạo ra các luồng tiền bất hợp pháp bởi khoản tiền hối lộ sẽ không có hóa đơn, chứng từ. Là khoản chi không phù hợp pháp luật nên có khả năng sẽ được luân chuyển theo cách hoặc tạo ra các tài sản không hợp pháp.
v. Với xu thế hợp tác toàn cầu, hối lộ là hành vi cản trở và gây thiệt hại lớn đối với doanh nghiệp muốn hội nhập. Với một số tác động cơ bản được nêu trên đủ cho thấy những ảnh hưởng tiêu cực của hành vi hối lộ gây ra cho doanh nghiệp. Xây dựng điều khoản chống hối lộ trong hợp đồng là phương án hữu hiệu để giúp doanh nghiệp phát triển bền vững
Quà tặng hiện vật có giá trị, chiêu đãi,..
Một khoản tiền hối lộ được định nghĩa là một thứ có giá trị được cho hoặc nhận để đổi lấy một lợi thế không công bằng. Hối lộ có thể diễn ra dưới nhiều hình thức
- Nhân viên cần tuân thủ:
- Không bao giờ trả tiền mặt hoặc những thứ có giá trị tương đương - chẳng hạn như séc hoặc phiếu quà tặng, vé, giải trí, hiện vật có giá trị,… - để nhận được lợi thế không công bằng hoặc để thuyết phục ai đó làm điều gì.
- Không bao giờ được chấp nhận bất kỳ hình thức hoa hồng nào với mục đích cá nhân hoặc lợi ích từ các nhà cung cấp.
- Luôn đảm bảo bản chất tất cả các giao dịch là minh bạch.( Điều này có nghĩa là chỉ định các khoản chiết khấu hoặc hoa hồng trên hóa đơn mà các khoản chiết khấu và hoa hồng đó có liên quan, ghi lại tất cả chi phí một cách chính xác và đầy đủ, xác định các sản phẩm miễn phí, v.v).
- Luôn báo cáo cho quản lý của bạn bất kỳ khoản hối lộ khả nghi hoặc các yêu cầu hối lộ nào.
- Xây dựng mối quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp trên cơ sở chất lượng dịch vụ và uy tín doanh nghiệp.
Tiền bôi trơn
Tiền bôi trơn là một số tiền (hoặc phúc lợi khác) nhỏ nhưng bất hợp pháp trả đối tác chủ yếu là nhằm thúc đẩy các dịch vụ mà bạn tham gia. Tiền bôi trơn là một hình thức hối lộ. Thông thường, có thể phân biệt được các khoản tiền bôi trơn này bởi vì chúng không có biên lai chính thức cho khoản đó.
- Nhân viên cần tuân thủ:
- Cố gắng giải quyết công việc một cách hợp pháp, có cơ sở, báo cáo với quản lý về sự cố nếu đối tác cố tình gây khó dễ để tìm cách giải quyết. Ban quản lý công ty sẽ có thể liên hệ với cấp quản lý cao hơn của đối tượng trên để làm rõ vấn đề.
- Yêu cầu được cung cấp biên lai/ hóa đơn hợp lệ về khoản tiền trên.
- Bảo mật thông tin
Tài sản của doanh nghiệp bao gồm thông tin của doanh nghiệp và khách hàng là phần cốt lõi để phát triển doanh nghiệp, bởi vậy nó cần được bảo đảm an toàn và lưu trữ tại doanh nghiệp. Mọi hành vi chia sẻ thông tin cho bên thứ 3 khi chưa được phép của cấp quản lý doanh nghiệp đều được coi là vi phạm chính sách bảo mật thông tin và sẽ bị xử lý thích đáng thậm chí là sa thải.
*Hậu quả của việc mất an toàn thông tin (dữ liệu):
Việc bảo mật dữ liệu cá nhân là có ý nghĩa hết sức quan trọng bởi nếu dữ liệu bị đánh cắp có thể gây ra những tổn thất tài chính nghiêm trọng, nguy cơ bị tống tiền, lừa đảo, chiếm đoạt tài sản, bôi nhọ, xâm phạm danh dự, nhân phẩm, xâm hại tình dục..., gây hậu quả cả về vật chất và tinh thần, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền và lợi ích hợp pháp của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và mỗi cá nhân.
- Nhân viên cần tuân thủ:
- Luôn đảm bảo tài sản của công ty được giữ gìn và tôn trọng.
- Luôn tuân thủ quy định của công ty đối với việc sử dụng tài sản của công ty cho mục đích cá nhân.
- Luôn sử dụng phương tiện truyền thông xã hội một cách cẩn thận - không bao giờ đưa ra bất kỳ tuyên bố nào có thể gây hại cho tên tuổi của EST.
- Không bao giờ chia sẻ thông tin với những người nội bộ công ty mà họ không cần phải biết, và không được chia sẻ thông tin ra ngoài công ty, thậm chí cả khi bạn không còn làm việc cho EST.
2.4 Đối tác kinh doanh
EST cam kết chỉ hợp tác với các đối tác tin cậy, trung thực và quan tâm tới lợi ích song phương trên nền tảng tôn trọng đạo đức kinh doanh. Các đối tác được hiểu là: nhà sản xuất, đại lý, thầu phụ,…
- Nhân viên cần tuân thủ:
- Luôn sử dụng mẫu hợp đồng chuẩn của EST. Nếu bạn có điều chỉnh đối với hợp đồng chuẩn hoặc sử dụng hợp đồng không theo chuẩn của công ty, hãy đảm bảo rằng nó được chấp thuận bởi Ban giám đốc công ty
- Luôn báo cáo bất kỳ sự cố hoặc các vấn đề có thể xảy ra nào có liên quan đến các đối tác kinh doanh tới người quản lý
- Không bao giờ yêu cầu đối tác kinh doanh thực hiện việc không tuân thủ văn hóa, giá trị và chính sách của EST.
- Không bao giờ yêu cầu đối tác kinh doanh thực hiện thanh toán bất hợp pháp hoặc không phù hợp trên danh nghĩa của EST.
- Không bao giờ cố tình phớt lờ những hành vi không đúng đắn của các đối tác kinh doanh dưới danh nghĩa của EST.
- Sức khỏe và an toàn lao động
chúng tôi quan tâm đến an toàn - và chúng tôi đề cao môi trường làm việc an toàn và lành mạnh cho tất cả các nhân viên và các đối tác kinh doanh. Chúng tôi không ngừng cải thiện các tiêu chuẩn nhằm đảm bảo phòng tránh các tai nạn tại nơi làm việc. Đặc biệt là trong thời kỳ dịch COVID-19 bùng phát, chúng tôi luôn sử dụng phần mềm để cập nhật thông tin, nhắc nhở và đưa ra những khuyến cáo về các biện pháp phòng & ngừa Covid, cũng như cung cấp các vật dụng miễn phí cho nhân viên như: Khẩu trang y tế, xịt khử khuẩn, đồ phòng hộ, chi phí Test Covid, PCR,…
- Nhân viên cần tuân thủ:
- Luôn tuân theo các quy tắc về an toàn được áp dụng đối với công việc của từng người
- Dừng làm việc nếu bạn thấy điều kiện không an toàn hoặc hành vi không an toàn và báo cáo lại cho quản lý của mình.
- Luôn tìm ra các giải pháp sao cho chúng ta có thể làm việc an toàn hơn và gợi ý các thay đổi nhằm nâng cao an toàn lao động nếu bạn thấy có cơ hội để cải tiến. Điều đó phụ thuộc vào tất cả chúng ta nhằm liên tục cải thiện và nâng cao các hoạt động làm việc.
- Môi trường
Chúng tôi tin rằng một môi trường làm việc trong sạch, lành mạnh sẽ thúc đẩy và tạo động lực về mặt thể chất và tinh thần cho người lao động, vì vậy chúng tôi ủng hộ việc bảo vệ môi trường và luôn tìm cách cải tiến môi trường làm việc hiệu quả, cũng như giảm thiểu và phân loại các chất thải độc hại ảnh hưởng tới nhân viên, chúng tôi cũng đầu tư các loại máy móc (máy lọc khí, hệ thống chinler làm mát,…) đối với cộng đồng chúng tôi khuyến khích,
- Nhân viên cần tuân thủ:
- Luôn tuân thủ các pháp chế về môi trường.
- Luôn đề xuất các thay đổi nhằm giảm lượng rác, giảm thiểu tiêu thụ năng lượng hoặc cải thiện phát thải ra môi trường của EST.
- Truyền tải thông tin.
Bộ Quy tắc ứng xử trên sẽ được duy trì phổ biến để nhân viên ghi nhớ trong các cuộc họp định kỳ hàng năm do công ty tổ chức, cũng như đăng tải trên website: www.est.com.vn để toàn thể nhân viên, đối tác kinh doanh của EST nắm được khi hợp tác với EST.
- Báo cáo vi phạm
EST luôn sẵn sàng đón nhận thông tin từ tất cả các thành viên khi phát hiện hành vi vi phạm Bộ quy tắc ứng xử trên theo nhiều cách như:
- Gặp trực tiếp ban giám đốc trao đổi.
- Email hoặc gọi điện thoại vào số hotline (pth@est.com.vn/ 0936 073 555)
Trên nền tảng đạo đức kinh doanh, thông tin về hành vi vi phạm trên cũng được EST cam kết như 1 loại thông tin cần bảo mật trên mọi phương diện để ngăn trặn mọi hành vi trả đũa, gây phương hại cho người báo cáo.
***
